8 Gründe, warum man die IT-Abteilung auslagern sollte

Viele Unternehmen sind genau deshalb erfolgreich, weil sie die Durchlaufzeiten erheblich beschleunigt haben und sehr flexibel auf die Kundenanforderungen eingehen können. Die IT- Abteilung übernimmt dabei eine Schlüsselrolle beim Aufbau, der Wartung und dem Update des Netzes. Allerdings hat diese enorme Leistungskraft auch ihren Preis: Zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs sind jede Menge Manpower und finanzielle Investitionen vonnöten. Sollte man nicht da an Auslagerung der wichtigsten Funktionen der IT-Abteilung denken? Acht wesentliche Gründe sprechen dafür, die Make-or-Buy-Entscheidung zu überdenken:

IT-Abteilung auslagern - Kümmern Sie sich um Ihre Kern-Kompetenzen

1. Nutzung der Größendegression bzw. der Mengenrabatte

Viele Funktionen in der Datenverarbeitung sind mit einem markantem Einsatz an Technik verbunden, womit auch große Investitionsvolumen bewegt werden. Eine Auslagerung an Spezialisten sorgt dafür, dass diese Technik mit Mengenrabatten eingekauft werden kann.

2. Workflow-Struktur statt Schubladen-Wissen:

Wer die Daten für die Auslagerung vorbereitet, kann damit eine Erneuerung des Workflows verbinden. Einer der großen Vorteile insbesondere bei Fehl- oder Urlaubszeiten ist dann das Vorhandensein von Strukturen und Prozessen. Es kommt also nicht mehr auf die Anwesenheit des einzigen Mitarbeiters an, der sich vielleicht mit Datensicherung und -wiederherstellung auskennt.

3. Gesetzliche Bestimmungen und den Technologiewandel beherrschen:

In den letzten Jahren gab es ziemlich viele Veränderungen bei den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der steuerlichen Anmeldung. Der Gesetzgeber dachte an die neuerdings notwendige Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen für 2 bis zehn Jahre, die auch nach einem Technologiewechsel lesbar sein müssen. Wenn Sie die IT-Abteilung an einen Spezialisten auslagern, verfügt dieser über revisionssichere Soft- und Hardware, die auch auf die Lesbarkeit historischer Daten ausgelegt worden ist.

4. Hochtechnologie zum Bestpreis nutzen

Viele Unternehmen würden gerne den nächsten Technologiesprung wagen und den Kunden einen noch besseren Service anbieten. Allerdings sind die Budgets der IT-Abteilung oftmals nicht so hoch, dass die nächste Technik-Generation leicht zu finanzieren wäre. Nach Auslagerung sieht die Situation wesentlich besser aus: Viele Firmen teilen sich eine Hochtechnologie-Infrastruktur und somit dessen Anschaffungskosten. Zwischen den einzelnen Daten gibt es eine strikte Trennung, so dass den Kostenvorteilen keine Nachteile gegenüberstehen.

5. Backups sichern die Technik mehrfach ab

Viele Unternehmen haben schon aus Sicherheitsgründen die IT-Abteilung zentralisiert, um den Datenschutz gewährleisten zu können. Allerdings gibt es manchmal leider keine wirklich strukturierte Vorgehensweise, was Backups angeht. Diese werden nur unregelmäßig gezogen, immer wenn in der IT-Abteilung gerade Zeit dafür ist. Nach der Auslagerung gibt es auch dafür strukturierte Abläufe und Zeitpläne. So gehen im schlimmsten Fall wesentlich weniger oder fast gar keine Daten mehr verloren.

6. Wetter-Risiken und externe Ereignisse beherrschen

Ein weiteres Problem für das Risikomanagement der IT-Abteilung ist die Nicht-Beherrschbarkeit von externen Ereignissen. Egal ob im Flutgebiet, in der Nähe eines chemischen Betriebes oder direkt an einer vielbefahrenen Landstraße gelegen: Immer kann es zu Bränden oder Überflutungen kommen, gegen die ein professionelles Rechenzentrum viel besser geschützt ist.

7. Nachfrageschwankungen abfedern

Eine weitere, für eine IT-Abteilung nur schwer lösbare Aufgabe sind Nachfrageschwankungen. Denken Sie an Sonderaktionen zum Saisonstart oder erheblichen Datenverkehr während einer ndustriemesse. Bei Auslagerung gleichen sich die unterschiedlichen Nachfrageverläufe der outsourcenden Unternehmen aus. Die Auslagerung führt dazu, dass die Kapazität für Spitzenzeiten geteilt werden kann. Dadurch werden Enttäuschungen auf Kundenseite und gleichzeitig ein zu hoher Anstieg der Kosten auf Anbieterseite vermieden.

8. Mehr Freiheit für das Kerngeschäft

Ein weiterer Punkt, den Mittelständler und Großunternehmen zu schätzen wissen, ist das Freiwerden unternehmerischer Kapazitäten. Das Management bekommt mehr Zeit für die eigentlichen unternehmerischen Aufgaben und kann sich zu 100 % auf den IT-Profi verlassen.

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Ihr Ralf Ströbele



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