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Dienstag, 23. Juni 2015

Fünf Schritte für ein erfolgreiches Wissensmanagement - ISO 9001:2015

Eine der wertvollsten Ressourcen, über die ein Unternehmen in der heutigen Zeit verfügen kann, ist das Wissen fachgeschulter Mitarbeiter. Gerade in Zeiten des dynamischen Wandels von Informationstechnologien und Marktstrukturen kann die Bedeutung des Know-how nicht mehr hoch genug eingeschätzt werden, da die ständige Weiterentwicklung eines Unternehmens als grundlegende Voraussetzung für die dauerhafte Konkurrenzfähigkeit angesehen wird. Die Norm ISO 9001:2015 hat jüngst eine Revision erlebt, die sich mit eben jenem Wissen beschäftigt und ausdrücklich auf die stärker angewachsenen Belastungsanforderungen des Marktes hinweist. Bedauerlicherweise sind sich heutzutage noch immer sehr viele kleine und mittelständische Unternehmen der Bedeutung des Fachwissens nicht bewusst, obgleich ein organisiertes Wissensmanagement bereits mit fünf Schritten eingeführt werden kann.


Wissensmanagement in der ISO 9001:2015


„Wissen“ wird in der neuen ISO 9001:2015 unter dem Normabschnitt 7.1 ”Ressourcen“ eingegliedert. Abschnitt 7.1.6 formuliert explizit vier Anforderungen an den Umgang mit dem Wissen der Organisation: Das für die Durchführung der Prozesse notwendige Wissen muss bestimmt werden. Dieses Wissen muss in der Organisation aufrechterhalten und angemessen an die Mitarbeiter übermittelt werden, sodass es im Prozess genutzt werden kann. Und neues bzw. fehlendes Wissen muss gegebenenfalls erlangt werden.

Fünf Schritte für ein erfolgreiches Wissensmanagement


Als erster Schritt ist stets die Initiierung des Wissensmanagement-Projekts anzusehen, in welchem die genauen Zielsetzungen eindeutig artikuliert werden. Sowohl die Bedeutung des Wissensmanagements als auch die langfristige Zielsetzung wird in diesem Schritt formuliert und alle erforderlichen Ausgangsmaßnahmen zum Erreichen der Zielsetzungen werden durchgeführt. Von der Erstellung eines zeitlichen Fensters über die Festlegung von Schwerpunkten bis hin zur Gründung von Arbeitsgruppen werden die erforderlichen Rahmenbedingungen in diesem Schritt abgesteckt.

Als zweiter Schritt erfolgt eine exakte Analyse des aktuellen IST-Zustandes im Unternehmen. Alle bisherigen Arbeitsabläufe wie auch der Kenntnisstand der Mitarbeiter müssen diesbezüglich auf den Prüfstand gestellt und hinterfragt werden. Um diesbezüglich zuverlässige Daten erfassen zu können, ist eine Installierung eines Workshops ratsam, mittels dessen Mitarbeiterbefragungen durchgeführt und ausgewertet werden können.

Im dritten Schritt erfolgt die eigentliche Entwicklung des Wissensmanagements auf der Basis der bisherigen erhobenen Daten. In diesem Schritt wird die eigentliche praktische Umsetzung der ursprünglichen Zielsetzungen des Unternehmens geplant und festgelegt, welche Instrumente diesbezüglich benötigt werden oder welche Methoden des Unternehmens einer grundlegenden Änderung bedürfen. Die Entwicklung des Wissensmanagements gibt dem Unternehmen gleichsam die Gelegenheit ein messbares Kriterium zur späteren Auswertung von Arbeitsergebnissen zu schaffen.

Im vierten Schritt muss das Wissensmanagement im Unternehmen implementiert werden. Diese Phase kann als langwierig betrachtet werden, da sie, je nach Größe des jeweiligen Unternehmens, etwaig die Einführung neuer Positionen oder Funktionen beinhaltet. Speziell dann, wenn neuere und komplexere Arbeitsvorgänge eingeführt und zur Regel gemacht werden muss auch stets eine notwendige Schulung der

Mitarbeiter eingeplant werden, damit die entwickelten Maßnahmen auch praktisch effizient umgesetzt werden können.

Im fünften Schritt erfolgen die Nachhaltigkeitsmaßnahmen der vier vorherigen Schritte, da ein neu organisiertes Wissensmanagement nur dann erfolgreich für das Unternehmen genutzt werden kann, wenn die neu entwickelten Maßnahmen auch dauerhaft zur Anwendung kommen. Dieser Schritt schließt eine stetige Weiterentwicklung oder Überprüfung der implementierten Maßnahmen jedoch nicht aus.

Fazit "Wissensmanagement"


Nur, wenn ein Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleibt, kann es auf Dauer erfolgreich agieren. Mit einem organisierten Wissensmanagement kann dieses schwierige Unterfangen jedoch effizient umgesetzt werden, daher sollte diese Thematik von jedem Unternehmen als Priorität angesehen werden.

Unsere Wissensmanagement-Experten zeigen Ihnen bewährte Wege und Maßnahmen, die zu einem maßgeschneiderten Management der Ressource „Wissen“ in Ihrem Unternehmen und Ihrem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 führen.

Kontaktieren Sie uns!

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen.
Ihr Ralf Ströbele
Ralf Ströbele

Montag, 16. Februar 2015

Softwareprojekte - verantworten oder zurückstellen

Softwareprojekte in Unternehmen sind immer auch ein unternehmerisches Risiko. Wichtig ist hierbei sich bereits im Vorfeld über die Auswirkungen des Projektes im Klaren zu sein und entsprechende Pläne für das anstehende Projekt bereit zu halten. Doch wer entscheidet letztendlich über solche Projekte und wie sollten diese im Idealfall verantwortet werden? Die Antwort ist leicht zu geben. Ein Softwareprojekt wird immer von der Führungsetage angestoßen und auch von dort kommt das "Go" für ein solches Projekt. Dann jedoch sind viele Punkte zu berücksichtigen.



Klare Strukturen lassen das Projekt wachsen


Wichtig ist, bereits im Vorfeld genau die Grenzen und Zielsetzungen des Softwareprojekts zu bestimmen und diese klar und für alle Mitarbeiter verständlich zu formulieren. Diese Ziele sollten auch im Verlauf des Projektes nicht mehr geändert oder aufgeweicht werden. Nur so ist es möglich den terminlichen und inhaltlichen Rahmen einzuhalten und genau das Projekt zu realisieren, welches gewünscht wurde. Darüber hinaus muss die Zuständigkeit in jedem Bereich des Softwareprojekts jederzeit klar ersichtlich sein. Bestellungen zum Beispiel für das Softwareprojekt sollten nur und ausnahmslos von der verantwortlichen Person vorgenommen werden dürfen. So lassen sich Doppelzuständigkeiten und Misswirtschaft schnell und effektiv bemerken und vermeiden.

Ein Softwareprojekt benötigt ein ausreichendes Zeitbudget


Soll ein solches Softwareprojekt angestoßen werden muss den daran beteiligten Mitarbeitern auch ein entsprechendes Zeitbudget eingeräumt werden. Wenn das Projekt jedoch zusätzlich zu den normalen Aufgaben bearbeitet werden soll, wird es über kurz oder lang - spätestens bei einem Notfall - auf der Strecke bleiben. In einem solchen Fall sollte man als Vorgesetzter ein solches Projekt lieber zurückstellen und die Realisierung auf einen günstigeren Zeitpunkt verschieben. Denn auch wenn das Projekt zunächst klein und übersichtlich erscheint, so ist es doch äußerst wichtig, dass für die Realisierung und natürlich auch die abschließenden Tests des Projekts ausreichend zeitliche Möglichkeiten eingeräumt werden.

Die Mitarbeiter nicht überlasten und Räume schaffen


Die Mitarbeit an einem Softwareprojekt ist für viele Mitarbeiter eine nicht unerhebliche Belastung. Vor allem aufgrund der eigenen Unkenntnis in diesen Bereichen ist der Lernaufwand nicht zu unterschätzen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger den Mitarbeitern Hilfe von Außen an die Hand zu geben und somit einen vernünftigen Ablauf eines solchen Softwareprojekts überhaupt zu ermöglichen. Soll auf eine solche Hilfe verzichtet werden, kann man nicht nur mit einer Verlängerung der Projektzeit, sondern auch mit einem deutlich höheren Aufwand rechnen.

Externe Hilfe spart Nerven, Zeit und Geld


Wenn auch Sie ein Softwareprojekt realisieren möchten, dann sollten Sie sich kompetente Hilfe ins Haus holen. Wir beraten Sie nicht nur bei der Konzeption Ihres Softwareprojekts, sondern stehen Ihren Mitarbeitern auch hilfreich zur Seite und sparen so Zeit und Geld.

Kontaktieren Sie uns!


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen.
Ihr Ralf Ströbele
Ralf Ströbele

Donnerstag, 30. Januar 2014

Die Bedeutung von Firmenzielen für die Produktivität der Mitarbeiter

Die Vermittlung der primären Ziele des Unternehmens an die Führungskräfte ist von zentraler Bedeutung, um diese in die Realität umzusetzen. Denn nicht nur die fachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter sind entscheidend für die Produktivität eines Unternehmens, sondern auch deren Motivation und Leidenschaft für die täglichen Aufgaben.
Ein Großteil der Angestellten in Unternehmen ist über die übergeordneten Ziele ihres Arbeitgebers kaum informiert. Das belegen Umfragen. In diesem Punkt sind die Führungsetagen gefordert. Ein möglicher Weg für die Mitarbeiter ist dabei das Setzen von Zwischenzielen, um damit für die langfristigen Ziele des gesamten Unternehmens zu begeistern.



Die Chance, die es zu nutzen gilt


Die Übermittlung der Ziele eines Unternehmens an die Angestellten geht oft mit einer Reihe von positiven Entwicklungen einher. Dadurch, dass die Mitarbeiter wissen, für was sie morgens aufstehen, steigt die Leistungsbereitschaft zum Teil enorm. Des Weiteren ist häufig ein verstärkter Teamgedanke zu erkennen, da sich die Angestellten untereinander als Partner auf dem Weg zu einem gemeinsamen Ziel anerkennen. Das Ritualisieren von regelmäßigen Absprachen über die übergeordneten Ziele der jeweiligen Firma ist dementsprechend ein bedeutsamer Faktor für die Produktivität des gesamten Unternehmens.

Mögliche Folgen


Wer die fehlende Kenntnis der Führungskräfte in Bezug auf das übergeordnete Ziel des Unternehmens akzeptiert, muss mit negativen Auswirkungen rechnen. Wissenschaftler und Forscher sind sich einig, dass sowohl Geld als auch Druck nur über kurze Zeiträume für einen Motivationsschub bzw. erhöhte Produktivität sorgen. Die fehlende Kenntnis und Passion der Führungskräfte bezüglich der Ziele und der Firmenphilosophie mündet deshalb oft in einer wenig erfolgreichen Zukunft.

Nützliche Hinweise für die Umsetzung


Die Führungskräfte fungieren als eine Art Vorbild für die Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass die leitenden Kräfte einer Firma mit gutem Beispiel vorangehen können, Die Vermittlung der primären Ziele des Unternehmens an die Führungskräfte ist von zentraler Bedeutung, um diese in die Realität umzusetzen. Denn nicht nur die fachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter sind entscheidend für die Produktivität eines Unternehmens, sondern auch deren Motivation und Leidenschaft für die täglichen Aufgaben.
Ein Großteil der Angestellten in Unternehmen ist über die übergeordneten Ziele ihres Arbeitgebers kaum informiert. Das belegen Umfragen. In diesem Punkt sind die Führungsetagen gefordert. Ein möglicher Weg für die Mitarbeiter ist dabei das Setzen von Zwischenzielen, um damit für die langfristigen Ziele des gesamten Unternehmens zu begeistern.

Die Chance, die es zu nutzen gilt


Die Übermittlung der Ziele eines Unternehmens an die Angestellten geht oft mit einer Reihe von positiven Entwicklungen einher. Dadurch, dass die Mitarbeiter wissen, für was sie morgens aufstehen, steigt die Leistungsbereitschaft zum Teil enorm. Des Weiteren ist häufig ein verstärkter Teamgedanke zu erkennen, da sich die Angestellten untereinander als Partner auf dem Weg zu einem gemeinsamen Ziel anerkennen. Das Ritualisieren von regelmäßigen Absprachen über die übergeordneten Ziele der jeweiligen Firma ist dementsprechend ein bedeutsamer Faktor für die Produktivität des gesamten Unternehmens.

Mögliche Folgen


Wer die fehlende Kenntnis der Führungskräfte in Bezug auf das übergeordnete Ziel des Unternehmens akzeptiert, muss mit negativen Auswirkungen rechnen. Wissenschaftler und Forscher sind sich einig, dass sowohl Geld als auch Druck nur über kurze Zeiträume für einen Motivationsschub bzw. erhöhte Produktivität sorgen. Die fehlende Kenntnis und Passion der Führungskräfte bezüglich der Ziele und der Firmenphilosophie mündet deshalb oft in einer wenig erfolgreichen Zukunft.

Nützliche Hinweise für die Umsetzung


Die Führungskräfte fungieren als eine Art Vorbild für die Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass die leitenden Kräfte einer Firma mit gutem Beispiel vorangehen können, wenn es darum geht, Begeisterung für die gesteckten Ziele des Unternehmens zu entwickeln.

Dabei bieten sich den Firmen verschieden Optionen, um dieses Vorhaben umsetzen zu können. So können zum Beispiel intensive Einzelgespräche mit den Führungskräften dazu genutzt werden, um die Visionen der Firma Schritt für Schritt zu vermitteln. Alternativ oder ergänzend können Vorträge für kleine oder große Gruppen von Führungskräften organisiert werden, in deren Rahmen dann die Zwischenziele anschaulich präsentiert werden können.

Abschließend lässt sich somit festhalten: Die Vermittlung der Ziele eines Unternehmens an die Führungskräfte sollte zu einem festen Ritual werden. Nur so lässt sich das Potenzial einer Firma komplett ausschöpfen.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Ralf Ströbele

Ralf Ströbele