E-Mails rechtskonform in der Cloud archivieren

Wenn es um die Archivierung von E-Mails geht, gibt es viele Meinungen, aber wenig Klarheit. Dabei gibt es klare gesetzliche Vorgaben für Unternehmen – und eine Reihe von Lösungen, mit denen sich diese Vorschriften erfüllen lassen. Beim Archivieren von E-Mails in der Cloud profitieren viele Firmen zudem von einfacher Bedienung und günstigen Preisen.

Tipp: Wenn möglich E-Mails im selben Archiv ablegen wie alle weiteren Dokumente


Lesen Sie hierzu bitte unbedingt auch den Blogbeitrag meines Bruders Thomas Ströbele auf unserem DOCUframe-Blog: Ja zur E-Mail-Archivierung - aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Ja zur E-Mail-Archivierung - aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

E-Mail Archivierung in der Cloud

Die Rechtslage rund um die Archivierung von E-Mails ist im Prinzip eindeutig: Alle Unternehmen, die nicht nur ein Kleingewerbe betreiben, müssen ihre gesamte geschäftliche Korrespondenz für bis zu zehn Jahre speichern. Viele Firmen ignorieren diese Anforderung jedoch, obwohl sie auf ganz unterschiedliche Art und Weise für die E-Mail-Archivierung sorgen können.

Grundsätzlich lassen sich dabei drei Methoden unterscheiden. Zum einen können Unternehmen sich eine eigene Software für die E-Mail-Archivierung sowie die nötigen Speichermedien anschaffen. Mit solch einem System bleibt die Kontrolle im eigenen Haus, allerdings fallen etwas höhere Kosten für den Kauf und den laufenden Betrieb an.

Eine Alternative zum eigenen System sind spezielle Appliances. Mit dieser Kombination aus Software und Hardware schafft man sich sozusagen eine vorgegebene Lösung an, die deutlich günstiger als eine individuelle E-mail-Archivierungsstruktur ist. Trotzdem liegen die Kosten dafür relativ hoch, zudem steigt der Aufwand für die eigene IT-Abteilung immens an.

Die dritte Variante ist daher für viele Unternehmen zugleich die beste: Rechtskonforme E-Mail-Archivierung in der Cloud. Dabei stellt ein IT-Dienstleister die nötige Hard- und Software zur Verfügung und kümmert sich um Wartung und Betrieb. Kunden müssen die Lösung nur in den täglichen Betrieb integrieren und müssen keinen weiteren Aufwand befürchten. Zudem lassen sich jederzeit weitere Nutzer hinzufügen, während die monatlichen Kosten von Beginn an klar feststehen. Die Kapazität des Speichers lässt sich ebenfalls dem individuellen Bedarf anpassen.

Fazit

Wenn Sie auf der Suche nach einer günstigen und leicht zu bedienenden E-Mail-Archivierungslösung sind, sollten Sie sich auch Cloud-Angebote anschauen. Diese bieten Ihnen nicht nur eine sehr transparente Kostenstruktur, sondern lassen sich jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Wenn Sie allerdings neben E-Mails auch weitere Dokumente und Informationen elektronisch archivieren und dabei gleichzeitig die Vorteile eines echten Dokumentenmanagement-Systems nutzen wollen, empfehlen wir Ihnen den Einsatz von DOCUframe. Die etwas höheren Kosten werden sich dann schnell wieder hereingespielt haben. Vertrauen Sie auf die Expertise eines darauf spezialisierten Anbieters wie yourIT.

Lesen Sie unseren entsprechenden Blogbeitrag in unserem DOCUframe-Blog.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Ralf Ströbele

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