Gleich ist nicht immer gleich. Dem PDF unter die Haube geschaut.
Das PDF ist als Dateiformat aus unserer heutigen IT-Welt nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, denn ein PDF-Dokument kann aus beinahe jedem anderen Dokument erstellt werden und beansprucht wenig Speicherplatz. Und – das ist das wohl wichtigste Argument – es kann nicht ohne weiteres bearbeitet werden.
Ganz anders als beispielsweise ein Word Dokument oder eine Excel-Tabelle, in denen schnell einige Zeilen gelöscht oder Werte verändert sind. Und viele kostenlose PDF-Converter machen das Erstellen zum Kinderspiel…
Ganz so einfach ist es dann doch nicht! Sie müssen sich immer vor Augen halten, welches Ziel Sie mit einem
PDF verfolgen. Dazu ein Beispiel aus der Praxis. Vor kurzem hat ein Kunde eine PDF Software benötigt,
welche Dokumente für das Bearbeiten sperrt und zudem über eine 128-Bit-Verschlüsselung verfügt. Aus Kostengründen entschied sich der Kunde für eine Drittanbieter-Software, welche die benötigten Funktionen ausgewiesen hat. Und dann kam das böse Erwachen!
Obwohl das Dokument für den Verfasser im Adobe Reader völlig normal aussah, konnte der Empfänger es nicht in seine Software einlesen und weiterverarbeiten. Die Tücke: Zwar beherrscht die Software vieler Drittanbieter die benötigten Funktionen, jedoch nicht 100%ig ISO-konform zum Adobe Standard. Für den Anwender ist der Quelltext und damit auch das Problem nicht ersichtlich.
Die Lösung bietet Adobe Acrobat. Mit Adobe Acrobat können die komplexen PDF-Dokumente sauber erstellt werden und der Fehler beim Empfänger bleibt aus. Besonders komfortabel gestaltete sich der Einsatz durch das clevere JOB-Management in Adobe Acrobat. Über dieses integrierte Tool können wiederkehrende Aufgaben, wie z.B. eine Verschlüsselung oder das Einstellen der Dokumentsicherheit vordefiniert und mit einem Klick auf neue PDF-Dokumente übertragen werden. In der Ende 2012 erschienenen Version XI von Adobe Acrobat wurden einige Features hinzugefügt und verbessert. Zum Beispiel ist es nun auch möglich, Texte in PDF-Dokumenten – sofern zugelassen - direkt zu bearbeiten. Zur erweiterten Interaktion mit Microsoft Office wurde die Umwandlung von PDF-Dokumenten zu Word-Dateien nochmals verbessert und als neues Feature die Konvertierung von PDF in Powerpoint integriert.
Zudem hat Adobe an der Funktion zur Erstellung von PDF-Portfolios, den elektronischen Signaturen
und den Standards zur Barrierefreiheit gearbeitet.
Effizienzsteigerung in der Wolke
In der neuesten Version von Adobe Acrobat wurden diverse Cloud Features integriert, welche Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Mit dem Feature EchoSign können Sie beispielsweise Dokumente direkt online von Ihren Geschäftspartnern unterzeichnen lassen. Der bisher oft langwierige Schriftwechsel vor einem Vertragsabschluss kann so deutlich verkürzt werden.
Ebenfalls neu ist die Adobe FormsCentral. Diese erleichtert Ihnen die Erstellung und Verteilung von Formularen und deren Auswertung. Sie benötigen keine Kenntnisse in der Programmierung sondern wählen einfach mit Hilfe eines leistungsstarken Editors aus einer Reihe von vordefinierten Formen Ihre benötigten Bausteine aus. Die FormsCentral sammelt für Sie ganz automatisch ausgefüllte Formulardaten und stellt diese in einer auswertbaren Übersicht dar.
Auch das Verteilen von Dokumenten gestaltet sich mit der Acrobat Cloud um ein vielfaches einfacher. Sie laden einfach Ihre Dokumente, Videos und Audiodateien mit Adobe SendNow in die Cloud und versenden per Email den Link an den Empfänger. Dieser kann sich anschließend die Daten herunterladen. Somit wird auch der Versand von größeren Datenmengen zum Kinderspiel.
Bezüglich der Produkte von Adobe und möglicher passender Produkt-Komponenten beraten wir Sie gerne. Nennen Sie uns gerne einen Termin, zu dem wir Sie dazu anrufen und beraten sollen. Wir melden uns bei Ihnen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.
Ralf Ströbele
yourIT - Ihr IT-Dienstleister in Hechingen
