Wahnsinn im Postfach - Fünf E-Mail-Sünden und wie Sie diese vermeiden

Es ist ein alltägliches Phänomen an Firmenschreibtischen: Das Postfach wird nur unwillig geöffnet und schon beim bloßen Anblick der ersten E-Mails beginnt das genervte Stöhnen. Unklare Betreffs oder seit Wochen geführte Korrespondenz, die noch immer kein Resultat hervorgebracht hat - E-Mail-Sünden sind nicht nur lästig, sondern verschwenden auch Zeit und Geld. Ohne entsprechende Trainings sind diese aber leider nur schwer dauerhaft aus dem Posteingang zu entfernen.


Wahnsinn im Postfach - Wie Sie jetzt Abhilfe schaffen!

Warum sind E-Mail-Sünden so kostspielig?


Die mitgesendeten Kontaktdaten für den Ansprechpartner im neuen Projekt stehen irgendwo in einer wochenlangen Korrespondenz mit dem Kollegen, der jetzt natürlich im Urlaub ist. Ein wichtiges Angebot lässt sich im Mail-Chaos nicht mehr finden, weil der Betreff entfallen ist - allein das Suchen und Scrollen im Postfach nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch. Bei einer vorsichtigen Schätzung von 15 Minuten Zeitverschwendung pro Tag ist nach 200 Tagen die stolze Summe von 50 Stunden erreicht. Also mehr als eine Arbeitswoche, die jeder Mitarbeiter mit dem Irren durch den Posteingang verbringt.

Die E-Mail-Sünden in der Übersicht

Betreff-Sünde

Unklar, fehlend oder von einer alten E-Mail übernommen - der falsche Betreff erschwert das Finden der gewünschten Nachricht erheblich und ist ein Mehraufwand für den Empfänger.

Ketten- und Umfang-Sünde

Ellenlange Texte, weil die Arbeit und Zeit für eine Zusammenfassung vom Absender nicht investiert wurde, verschwendet die Zeit von allen Empfängern. Auch das Weiterleiten von Kettenmails, in denen bereits mehrere Schreiberlinge zu Wort gekommen sind, ist oftmals unsinnig und kann bei einigen Bemerkungen zu peinlichen oder reinweg destruktiven Momenten in der Kommunikation führen.

Mail-Ping-Pong

Terminabsprachen oder Diskussionen über Änderungen ziehen sich bei E-Mails oftmals lange hin. Spätestens wenn dem Betreff RE:RE:RE:RE vorangeht sollte klar sein, dass ein Telefonat die bessere und schnellere Wahl gewesen wäre.

Vermeidungssünde

Eine Mailkette oder E-Mail-Gruppendiskussion, die das Meeting ersetzt ist zwar ein netter Gedanke, in der Realität aber schlicht nicht erfolgreich. Wer hat schon die Zeit, mehrere hundert oder gar tausend Wörter zu lesen? Die vermeintlich bequeme und zeitsparende Alternative zum Gespräch kann beim Fällen von Entscheidungen schnell verheerend werden.

Smartphone- und SMS-Sünde

Ein Smiley hier, ein knappes "Klar" ohne Betreff da - auch bei der Kommunikation über Smartphone, SMS und Co. kommt es ohne das Einhalten von Regeln schnell zu Missverständnissen und kostspieliger Zeitverschwendung.

Wahnsinn im Postfach


Abhilfe schaffen

Gehen die Vorgesetzten mit gutem Beispiel voran und existiert ein firmeninterner E-Mail-Knigge, kommen all die genannten Sünden gar nicht erst auf. Allerdings ist das nur ausgesprochen selten der Fall. Hat sich erst einmal eine nachlässige Haltung gegenüber der E-Mail-Korrespondenz eingebürgert, sind Änderungen durch internen Ansporn schwierig. Kompetent durchgeführte Trainings können hingegen das Bewusstsein für die Bedeutung der E-Mail-Sünden wecken oder erhöhen - und damit nicht nur auf Dauer Kosten sparen, sondern auch zu einem verbesserten Miteinander im Unternehmen führen. Setzen Sie sich daher noch heute mit uns in Verbindung und lassen Sie E-Mail-Sünden schnell der Vergangenheit angehören.

Mehr zum Thema E-Mail-Management lesen Sie auf unserem DOCUframe-Blog.

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Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen.
Ihr Ralf Ströbele
Ralf Ströbele

Bildnachweis:
- https://stocksnap.io/photo/NRB5T25KRG

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