Sie müssen ein Word-Dokument weiterleiten? Sie wollen dabei Ärger mit dem Datenschutz vermeiden? Sie wandeln das Word-Dokument deshalb in ein PDF-Dokument um? An sich eine gute Idee. Gerade deshalb sollten Sie wissen, was dabei an Details zu beachten ist. Leider kosten manche wichtigen Hilfsmittel etwas.
PDF: ein guter Ansatz!
Word-Dokumente gehören zum Alltag im Büro. Oft ist es nötig, sie weiterzuleiten, etwa als Anhang einer E-Mail. Nachteil dabei: Der Empfänger kann alle möglichen Veränderungen sichtbar machen, die das Dokument erfahren hat. Dabei kann er meist auch erkennen, von wem die Veränderung stammt. Der Name oder zumindest ein Kürzel stehen dabei.
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| Wie Sie Datenschutzfallen bei Word- und PDF-Dokumenten richtig umgehen |
Tückisch: Die Zusatzdaten bei Word
Solange das Dokument intern zwischen Kollegen ausgetauscht wird, die daran arbeiten – kein Problem! Denn dann soll ja gerade jeder wissen, wer was verändert hat. Anders sieht es aus, wenn das Dokument nach außen geht. Dann ist das nicht akzeptabel. Für solche Fälle gilt der Tipp: Wandeln Sie Word in PDF um!
Vorteile einer Umwandlung in PDF
Dieser Ratschlag ist ebenso häufig wie richtig. Die Umwandlung hat durchaus einige Vorteile. Ein PDF-Dokument kann nur noch mit relativ aufwendigen Mitteln verändert werden. Damit ist das, was Sie verschickt haben, gewissermaßen fixiert. Außerdem ist nicht mehr festzustellen, wer wann etwas am Word-Dokument verändert hat. Die Nachweise hierfür gehen bei der Umwandlung in ein PDF-Dokument verloren.
Einige typische Fallen
So weit, so gut. Dennoch bleiben einige Tücken, die man kennen sollte:
- Folgende Daten übernimmt ein PDF-Dokument vom Word-Dokument: Name der Word-Datei, Angaben zum Bearbeiter (falls sein Name drin steht, also auch der!) und verwendete Software. Wenn es sinnvoll ist, sollte man daher den Dateinamen und die Angaben zum Bearbeiter ändern.
- Manchmal sollen Teile eines PDF-Textes geschwärzt werden. Keine gute Idee ist es dagegen, den Text lediglich mit einem schwarzen Feld zu überlagern. Ein solches Feld kann der Empfänger problemlos wieder entfernen. Dafür bietet Adobe Acrobat das Werkzeug „Inhalt schwärzen und entfernen“. Es ist kostenpflichtig. Das Tool beseitigt den Text, der geschwärzt wird.
- Wenn Teile eines PDF-Dokuments nachträglich „weggeschnitten“ werden, sind sie in Wirklichkeit nur ausgeblendet. Der Empfänger des Dokuments kann diese Teile problemlos wiederherstellen.
Selbst Pentagon-Mitarbeiter schwärzen manchmal nicht richtig!
Selbst Mitarbeiter des Pentagon haben im Mai 2005 gezeigt, wie man es nicht machen sollte. In einem veröffentlichten PDF-Dokument fanden sich geschwärzte Stellen. Durch einfaches Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage ließen sich die geschwärzten Daten wieder sichtbar machen. Im ursprünglichen Word-Dokument hatte das Pentagon die Passagen nur mit einem schwarzen Hintergrund versehen. Beim PDF-Export bleibt der darunterliegende Text jedoch i.d.R. erhalten.
Eine besonders wichtige – aber kostenpflichtige – Funktion
Am zuverlässigsten ist es, das PDF-Dokument mit der (kostenpflichtigen) Funktion „vertrauliche Dokumente veröffentlichen“ zu bearbeiten, bevor man es weitergibt. Diese Funktion erzeugt das Dokument komplett neu. Alle unerwünschten Inhalte sind danach beseitigt.
