Office 365: Was sagt der Datenschutz?

Wer einen Cloud-Dienst nutzen will, muss sich über die Folgen für den Datenschutz klar sein. Im Fall von Office 365 (auch O365 oder M365) ist das nicht einfach und damit umso wichtiger. Die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz haben weitere Untersuchungen angekündigt.

Rechtsunsicherheit bei Office aus der Cloud

Immer mehr Unternehmen aus Deutschland setzen Cloud-Dienste ein. Drei von vier Unternehmen nutzten im Jahr 2019 Rechenleistungen aus der Cloud, im Vorjahr waren es 73 Prozent und im Jahr 2017 erst 66 Prozent, so der Cloud-Monitor 2020 des Digitalverbands Bitkom. Gegen die Verwendung von Cloud-Services spricht, dass es zu unerlaubten Datenzugriffen in der Cloud kommen könnte. Außerdem besteht eine gewisse Rechtsunsicherheit, von der 60 Prozent der Unternehmen berichten, die sich bisher gegen Cloud-Lösungen entschieden haben.

                                                    Office 365- Was sagt der Datenschutz


Diese Unsicherheit hinsichtlich der Rechtslage erstreckt sich auch auf so beliebte Dienste wie Office-Lösungen aus der Cloud. Hier ist insbesondere Microsoft Office 365 zu nennen. Selbst Aufsichtsbehörden für den Datenschutz machen deutlich, dass es zum Datenschutz bei Office 365 Unklarheiten gibt. So lautete das Fazit des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit zum Einsatz von Microsoft Office 365 in hessischen Schulen im Juli 2019: Microsoft Office 365 an Schulen einzusetzen, ist datenschutzrechtlich unzulässig, soweit Schulen personenbezogene Daten in der europäischen Cloud speichern. 

In einer zweiten Stellungnahme im August 2019 erklärte die Aufsichtsbehörde dann: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat sich nach den Gesprächen mit Microsoft dazu entschlossen, den Einsatz von Office 365 in hessischen Schulen unter bestimmten Voraussetzungen und dem Vorbehalt weiterer Prüfungen vorläufig zu dulden. 

Auch im Jahr 2020 wurden die Fragen zum Datenschutz bei Office 365 nicht eindeutig geklärt. Die Aufsichtsbehörden in den Bundesländern haben dazu noch keine vollständig einheitliche Linie gefunden. Doch was bedeutet das für Unternehmen und für Nutzer?

Erhebliche Verbesserungen bei Office 365 notwendig

Natürlich sollte es Unternehmen und Nutzer aufhorchen lassen, wenn sich die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz so ausführlich und detailliert mit den Datenschutzfragen eines bestimmten Cloud-Dienstes befassen. Einerseits ist dies der hohen Verbreitung von Office 365 geschuldet, die die Relevanz der Datenschutzfragen erhöht. Andererseits gibt es nach Ansicht aller Aufsichtsbehörden für den Datenschutz in Deutschland ein „erhebliches datenschutzrechtliches Verbesserungspotenzial“ bei Office 365.

Die Nutzungsbedingungen von Microsoft machen demnach nicht ausreichend klar, welche nutzerbezogenen Daten Microsoft wie verarbeitet. Die Aufzeichnung und Nutzung der von Microsoft erhobenen Telemetriedaten weist Unklarheiten auf. Es ist für die Datenschützer unklar, ob Microsoft Nutzerdaten ausreichend schützt und wie lange es diese Daten speichert. Die Weitergabe von Nutzerdaten an Unterauftragnehmer ist nicht ausreichend geregelt.

Die Aufsichtsbehörden haben deshalb beschlossen, eine Arbeitsgruppe einzurichten, die Gespräche mit Microsoft aufnehmen soll, um zeitnah datenschutzgerechte Nachbesserungen zu erreichen. Unternehmen und Nutzer tun also gut daran, die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung zu Office 365 im Auge zu behalten. Die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz fordern hier viele Anpassungen und Klarstellungen, damit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU Genüge getan wird.

Mit der Cloud kann sich vieles ändern

Office 365 ist ein wichtiges und gutes Beispiel, warum der Wechsel hin zu einem Cloud-Dienst nicht leichtfertig geschehen sollte, sondern Prüfungen vorab und auch während der Nutzungsphase nach sich ziehen muss. Denn der Datenschutz lässt sich nicht einfach als gewährleistet annehmen.

Die früher lokal installierten Office-Programme und eine Office-Lösung aus der Cloud mögen ähnliche oder die gleichen Funktionen haben. Für den Datenschutz jedoch und für die Nutzerdaten bedeutet es einen großen Unterschied, ob eine Anwendung lokal oder über eine Cloud genutzt wird.

Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen nur solche Cloud-Anbieter beauftragen, die ausreichende Garan-tien bieten, dass sie den Datenschutz nach DSGVO einhalten. Dies zu überprüfen, muss vor der Ent-scheidung für einen Cloud-Dienst geschehen. Und da sich Cloud-Dienste schnell in Funktionen und Nut-zungsbedingungen verändern können, muss eine solche Prüfung auch während der Nutzung stattfinden.

Der Weg in die Cloud scheint einfach und bequem zu sein. Ein Webbrowser kann schon ausreichen. Doch die Folgen für den Datenschutz zu prüfen, ist komplex und nicht zu vernachlässigen. Das sollten Unternehmen beim Für und Wider von Cloud Computing stärker bedenken als bisher. 


Bei Fragen zu diesem und vielen anderen Themen, kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne!


Das könnte Sie auch interessieren:


Datenschutz-Dienstag, 13. Juli 2021
In der Cloud ist alles besser? Eine Geschichte über E-Mail-Server nach dem HAFNIUM-Angriff

Datenschutz-Dienstag, 06. Juli 2021
Internationale Datentransfers - Das How-To

Datenschutz-Dienstag, 29. Juni 2021
Internationale Datentransfers - Dokumentieren statt abschaffen! Am Beispiel Mailchimp

Datenschutz-Dienstag, 22. Juni 2021
Microsoft 365 rechtskonform einsetzen - auf die Konfiguration kommt es an!

Datenschutz-Dienstag, 15. Juni 2021
Datentransfer in die USA – eine Dauerbaustelle? Oder ein akuter Flächenbrand?!

Freitag, 4. Juni 2021
Achtung Kontrolle - Landesdatenschutzbeauftragte verschicken Fragebögen zu internationalen Datentransfers

Donnerstag, 8. April 2021
Office 365: Was sagt der Datenschutz?

Montag, 3. August 2020
Was sagen die Aufsichtsbehörden zum Aus für das Privacy Shield? Ein erster Überblick...

Samstag, 18. Juli 2020
Unternehmer-Tipps nach dem Aus für das "Privacy Shield" zwischen der EU und den USA

Freitag, 14. Juni 2019
EU-DSGVO - Das sollten Unternehmen bei der Nutzung von Public-Cloud-Diensten aus den USA beachten

Donnerstag, 9. Februar 2017
Was ist der Privacy Shield?

Related Posts

Slider 4530205391273519053

Kommentar veröffentlichen

emo-but-icon

Dieses Blog durchsuchen

Like us

yourIT GmbH
yourIT GmbH

Tags

All-IP (2) Apps (3) Archivierung (1) Assets (1) Awareness (1) Backup (2) Balingen (1) Beschilderung (1) Beschwerde- und Reklamationsmanagement (1) Big Data (2) Blog (133) Büro 4.0 (6) Cloud (10) cookies (1) Coole Tools (1) coronavirus (4) CRM (1) Cyber (1) Datenrisiken (1) Datenschutz (14) Datenschutz-Quiz (1) Datensicherung (4) Datenspeicher (2) Datenverlust (3) Digitalisierung (4) DigitalisierungsprämiePlus (2) DOCUframe (1) Drucker (5) E-Mail (2) E-Mail-Archivierung (1) E-Mail-Management (2) Energie (1) ePaper (1) Erpressungs-Trojaner (2) ESF-Fördermittel (5) ESF-Förderung (3) EU-DSGVO (3) events (1) Feinstaub (1) Fördermittel (2) Fußball (1) Genehmigungsstau (1) Geschäftsprozessoptimierung (2) Hacker (1) Hafnium (1) Hardware (1) Heartbleed (1) Helpdesk (2) Home Office (4) Homeoffice (5) Hosting (3) HowTo (1) Hyperkonvergenz (2) Ideenmanagement (1) Informations-Sicherheits-Analyse (2) Informationssicherheit (6) intelligente Geräte (1) internationale Datentransfers (1) Inventarisierung (1) ISAplus (1) ISDN (1) ISO 9001:2015 (1) ISO27001 (2) IT (1) IT-Dienstleistung (2) IT-Dienstleistungen (1) IT-Infrastruktur (10) IT-Monitoring (1) IT-Security-Check (4) IT-Sicherheit (13) Know-how (1) Kommunikation (2) Kopierer (1) Lizenzmanagement (3) lockdown (1) Locky (4) M365 (2) Mailbox (1) Managed Server (1) Managed Services (10) Microsoft 365 (1) Microsoft365 (1) Migration (1) Mobile (2) Netzwerk (2) Notfall (1) O365 (2) Office (2) Office 365 (3) Open Source (1) Outsourcing (3) Passwort (3) Passwörter (1) Patchmanagement (2) PDF (1) Penetrationstest (2) Phishing (2) Piraterie (1) Portfolio (11) Privacy Shield (3) Produktivität (3) Projekt (1) Prozessautomatisierung (1) RAID (1) Restaurants (1) Risiken (2) Schlussmacher (1) Schrems II (1) Schwachstelle (5) Schwachstellenmanagement (13) schwärzen (1) securITy (24) Server (4) Sicherheitsaudit (5) Sicherheitslücke (1) SIEM (1) simplify yourit (3) Slider (17) Smart Home (1) Social Engineering (1) Social Enterprise Networks (1) Software (6) Software Asset Management (2) Software Defined Networking (1) Spamfilter (1) Speicher (2) Stellenanzeige (1) Storage (3) Stromfresser (1) Technik-Ecke (1) Telefon (2) Ticketsystem (1) Tinte (2) Trennungsschmerz (1) Trojaner (1) Unified Communications (1) Verschlüsselung (1) Videokonferenz (1) Virtualisierung (3) VoIP (1) WAS (3) Web-Anwendungen (1) Windows 10 (5) Windows 7 (3) Windows 8 (2) Windows Server 2003 (1) Windows XP (2) winwin (1) Wissensmanagement (1) WLAN (1) Word (1) yourIT (1) Zwei-Faktor-Authentifizierung (1)

Kunden-Bewertungen

item