HomeOffice von heute auf morgen, wird zur Herausforderung für mittelständische Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Vieles ist zu organisieren. Deshalb machen wir beim European Cyber Security Month (ECSM) mit und möchten einen verantwortungsbewussten Umgang im Cyber-Raum schaffen. Datenschutz und Informationssicherheit sollten Sie dabei auch mit im Blick haben. Mit nur wenigen einfachen Maßnahmen kann jeder Mitarbeiter enorm dazu beitragen. Das bewirkt oft erstaunlich viel.
1. Einsatz privater Geräte nur nach Absprache
HomeOffice geht nicht ohne EDV. Wer dafür ein dienstliches Gerät zur Verfügung hat, darf nur dieses Gerät verwenden. Der Einsatz privater Geräte verlangt eine Absprache mit dem Arbeitgeber, zumindest mit dem unmittelbaren Vorgesetzten.
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Das muss nicht unbedingt schriftlich geschehen. Aber zumindest ein kurzer Mail-Austausch ist sinnvoll. Private Geräte können zusätzliche Risiken für den Datenschutz mit sich bringen, die am gewohnten Arbeitsplatz nicht bestehen würden.
2. Besonders wichtig: Updates und Virenschutz
Gerade bei privaten Geräten sind die Standardregeln der Datensicherheit zu beachten. Dazu gehören vor allem regelmäßige Updates! Am regulären Arbeitsplatz sorgt dafür oft die EDV-Abteilung, ohne dass man etwas davon merkt. Bei privaten Geräten muss sich jede und jeder selbst darum kümmern. Dasselbe gilt für den Virenschutz.
3. Bildschirmschoner zum Schutz der Daten
Ein Bildschirmschoner sollte Standard sein. Stellen Sie ihn so ein, dass er nach einigen Minuten ohne Aktivität „anspringt“. Das sorgt dafür, dass Familienangehörige und Besucher möglichst keine Daten sehen können. Besonders wichtig ist das, wenn Sie keinen besonderen Raum für das Homeoffice haben. Manchmal hilft es auch weiter, den Bildschirm etwas zu drehen, damit nicht jeder, der den Raum betritt, gleich alles sieht. Die bessere Alternative ist jedoch nach Verlassen des Arbeitsplatzes den Bildschirm zu sperren. Ganz einfach mit der Windowstaste + L. Fragen Sie uns jetzt an, wir haben das passende Awareness-Plakat. Bei Anmeldung zum Newsletter mit dem Stichwort - Kaffeeplakat.
4. Tücken beim privaten Telefon
Weil der Empfang am Festnetz-Telefon oft besser ist, nutzen erstaunlich viele im Homeoffice nicht das Diensthandy, sondern den privaten Telefonanschluss. Dabei gerät oft in Vergessenheit, dass es in jedem Telefon Anruflisten gibt. Teils lässt sich diese Funktion schlicht ausschalten. Dann ist das Problem gelöst. Wenn das nicht geht oder nicht gewünscht ist, ist ein regelmäßiges Löschen der Listen nötig. Zumindest einmal in der Woche sollte man dies fest einplanen.
Worauf man bei HomeOffice und Telefonie sonst noch achten sollte, erläutert unser Partner BIS Telefonsysteme im aktuellen Blogbeitrag "HomeOffice aber richtig!"
5. Papierunterlagen sicher aufbewahren!
Ganz ohne Papier geht es meistens auch im HomeOffice nicht. Wer Unterlagen aus dem regulären Büro mit nach Hause nimmt, ist für sie verantwortlich. Ein eigenes Zimmer für das HomeOffice bleibt für viele ein Traum. Aber mit der Aufbewahrung in einem abgeschlossenen Schrank/Rollschrank ist auch schon viel gewonnen.
6. Altpapier datenschutzkonform beseitigen!
Wo Papier benutzt wird, fällt auch Abfallpapier an. Vielleicht haben Sie ohnehin privat einen kleinen Aktenvernichter im Haus. Egal, ob er nun den Vorgaben für Bürogeräte voll entspricht – es ist besser als nichts. Keinesfalls dürfen Sie Abfallpapier mit personenbezogenen Daten „einfach so“ in die heimische Papiertonne stecken.
7. Teilnahme an Webmeetings / Videokonferenzen
8. Corona als Auslöser von Kreativität?
Vielleicht bietet das HomeOffice aber auch einen guten Anlass dazu, von Abläufen mit Papier auf digitale Abläufe umzustellen. Das geht erstaunlich oft. Corona kann auch kreativ machen!
Durch unserer Teilnahme am European Cyber Security Month stellen wir Ihnen unsere Mitarbeitereinweisung kostenfrei zur Verfügung
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