Transformation im Printmanagement - neue Trends und Perspektiven im Büro 4.0

Es ist noch nicht lange her, als Printerzeugnisse immer bunter, preiswerter und schneller realisiert sein mussten. Doch der Markt hat sich verändert und geht - betrachtet man die Tendenz in Gegenüberstellung zum Trend vor einigen Jahren - zurück. Es handelt sich nicht um einen Rückschritt im eigentlichen Sinne, sondern vielmehr um die Berufung auf die wichtigen Werte und eine Entfernung vom ehemaligen Ziel "papierloses Büro". Während viele Unternehmer noch vor einigen Monaten davon sprachen, Dokumente ausschließlich noch online verfügbar zu machen, spielt der Druck nun wieder eine wichtiger werdende Rolle.


Drucken gehört trotz Smartphones und Cloud-Lösungen zum Büroalltag


Rein technisch betrachtet wäre der Print schon lange tot, gäbe es nicht die große Nachfrage, die bis vor einiger Zeit kaum vermutet wurde. Trotz umfassender Cloud-Infrastrukturen und dem jederzeit möglichen mobilen Abruf von Inhalten hat sich das Papier gehalten und nimmt weiter eine wichtige Position in Büros und Verwaltungen, sowie in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen ein. Dokumentenmanagement (DMS), Scannen und Drucken haben vielmehr an Performance gewonnen und sind bedeutsamer denn je. Die Gesellschaft ist weit vom Büro ohne Drucker und Papier entfernt, sodass die Betriebsgeräusche unterschiedlicher Drucker nach wie vor zu hören sind. Dennoch sprechen sich in einer Umfrage fast drei Viertel der befragten Unternehmer für eine digitale Lösung aus und sehen die Zukunft in der intelligenten Automatisierung. 15 Prozent der befragten Unternehmen hingegen gehen aktuell davon aus, das all ihre Prozesse im Büro auf dem Papierweg ablaufen und nicht digitalisiert sind. Eines steht fest: Unternehmen, die auch in Zukunft noch auf papierbasierte Geschäftsprozesse setzen, sind über kurz oder lang nicht mehr wettbewerbsfähig. Denn irgendein Wettbewerber wird die Produktivitätslücken entdecken und ausmerzen. Es ist nur noch eine Frage der Zeit... Worauf warten Sie noch!?

Rechnungswesen und Verwaltung im Umbruch der Zeit


Aktuell wird jede zweite Rechnung noch auf Papier gedruckt, wodurch Dokumente nach wie vor wichtig und aus dem unternehmerischen Alltag nicht wegzudenken sind. Dabei hat sich die Optimierung und Digitalisierung der dokumentenbezogenen Prozesse von 2014 bis heute gesteigert und wird nun von fast 60 Prozent aller befragten Unternehmen als primäres Ziel im Printmanagement angesehen. Dabei spielen auch die Senkung der Druckkosten und die Orientierung auf ein umweltfreundliches Büro keine untergeordnete Rolle.

Tinte im Büro 4.0 - eine echte Alternative


In Betrachtung der ökologischen und ökonomischen Prozesse zeigen sich erstaunliche Ergebnisse, blickt man auf den noch gar nicht so lange zurückliegenden Boom der Laserdrucker zurück. Wo gedruckt wird - und das ist in 50 Prozent aller Firmen der Fall - lenkt sich der Fokus primär auf Tintenstrahlgeräte. Jeder vierte Büro-Drucker ist derzeit schon ein Tintenstrahlmodell, obwohl diese Technologie in Büros lange vermieden und hauptsächlich im Privatgebrauch eingesetzt wurde. Kompatible Tintenpatronen, weniger Emission und eine spürbare Energie-Einsparung sind sicherlich nur drei Gründe, die für das Comeback sorgten. EPSON geht vor und stellt bereits seit Jahren keine Laserdrucker mehr her. Stattdessen berät der Druckerhersteller unterdes über die Vorteile der Tintenstrahltechnologie.

Scannen und Drucken gehören neben einem umfassenden DMS-System zur Grundausstattung des Büro 4.0

Scannen und Drucken gehören zum Büro 4.0


Die Basis für jede Digitalisierungs-Strategie in Richtung Büro 4.0 oder Industrie 4.0 (auch: IoT) ist die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems. Aber dazu gehören auch die passenden Ein- und Ausgabegeräte - also Scanner und Drucker. yourIT ist deshalb seit Ende 2014 Partner der winwin Office Network AG, dem führenden Zusammenschluss mittelständischer Unternehmen aus den Bereichen Informationstechnologie (IT) und Bürokommunikation. Dadurch können wir auf über 30 Jahre Markterfahrung und deutschlandweit fast 550 Techniker der verbundenen Systemhäuser zurückgreifen. Wir haben mittlerweile auch eigene Techniker für den Umgang mit EPSON-Druckern ausbilden lassen. Wir wissen also, was wir tun.

EPSON-Drucker-Schulung für winwin-Partner bei yourIT in Hechingen

Fazit: Beratung jetzt!


Das papierlose Büro wird es in absehbarer Zeit nicht geben. Dennoch könnten vermutlich auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens moderner und effizienter arbeiten, wenn Sie sich jetzt für eine Beratung entscheiden.

Wir beraten Sie gerne und haben dazu extra ein Beratungspaket Büro 4.0 ausgearbeitet. Dafür haben wir von der Initiative Mittelstand der Innovationspreis-IT verliehen. Unter bestimmten Umständen wird die Beratung durch yourIT sogar vom Europäischen Sozialfonds finanziell gefördert.

Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

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