Nicht nur für Kanzlerin Merkel sind Internet und andere Computerfragen weiterhin Neuland. Auch viele Unternehmen leisten sich immer noch den Luxus, keinen echten Überblick über die im eigenen Hause verwendete Software zu haben. Dies betrifft sowohl die genutzten Programme an sich als auch die Zahl der Geräte, auf welche sie aufgespielt werden. Denn der bloße legale Kauf von Software genügt nicht. Es muss außerdem eine vollständige Lizenzierung für alle Geräte bestehen, auf denen die betreffenden Programme genutzt werden.
Die Zahl der ertappten Sünder nimmt zu
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In den letzten Jahren wurden im Bereich Strafzahlungen für die illegale Nutzung von Softwareprodukten neue Höchststände erreicht. Maßgeblich verantwortlich hierfür ist die Business Software Alliance (BSA). Diese ist ein internationaler Zusammenschluss von Softwareproduzenten welcher sich die Verfolgung von illegaler Softwarenutzung im Wirtschaftsbereich zur Aufgabe gemacht hat. Vertreten sind in der BSA unter anderem Branchenriesen wie Microsoft, Apple, Symantec, HP, IBM und Adobe. Hierfür arbeitet die BSA sowohl mit den Strafverfolgungsbehörden einzelner Staaten als auch mit speziell geschulten Rechtsanwälten in vorzugsweise großen Kanzleien mit internationaler Ausrichtung zusammen. Die schwärzesten Schafe in Deutschland befanden sich dabei übrigens im Bereich Dienstleistungen, Agenturen (beide gut 15 Prozent) sowie in der IT-Branche (10 Prozent).
Nicht den Überblick verlieren
Die Gründe für die Gesetzübertretungen sind vielfältig. Oftmals versuchen Firmen dadurch Geld zu sparen, dass sie nur eine teilweise Lizenzierung der verwendeten Software vornehmen lassen. Vor allem aber sind es schnell wachsende Unternehmen, die des Öfteren den Überblick darüber verlieren, welche Programme auf welchen stationären Rechnern, Laptops oder Smartphones in der Zentrale oder den Außenstellen installiert sind. Da hier neben hohen Schadensersatzforderungen auch strafrechtliche Fragen eine Rolle spielen, werden immer häufiger zentral verantwortliche Angestellte benannt, die sich um die Lizenzierung der im Haus verwendeten Software zu kümmern haben.
Besonders wichtig: rechtzeitig Handeln!
Der erste Schritt ist die zentrale Erfassung der verwendeten Programme einschließlich der einzelnen Geräte, auf denen sie sich befinden.
Weiterhin sollten die Verträge über die einzelnen Programme und Lizenzierungen gebündelt und griffbereit abgelegt sein. In diesem Rahmen spielen auch die Laufzeiten der einzelnen Lizenzen eine zentrale Rolle.
Von entscheidender Wichtigkeit ist außerdem, im Unternehmen klare Regeln für das Aufspielen und die Nutzung von Software auf firmeneigenen Geräten aufzustellen. Werden diese ausreichend bekannt gemacht und durchgesetzt, mindert dies erheblich das Risiko hoher Nachzahlungen an Gebühren wegen Lizenzverstößen.
Insofern macht es Sinn, möglichst rasch die notwendigen Schritte einzuleiten, um im Bereich Firmensoftware keine Angriffsflächen für Softwareunternehmen, die BSA und deren IT-Anwälte oder die Strafverfolgungsbehörden zu bieten.
Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser
Verantwortlich für die Einhaltung der Lizenzvorschriften sind erstmal die Geschäftsführer. In bestimmten Fällen haften auch die IT-Verantwortlichen mit. Wir empfehlen daher dringend, nicht auf ein intern geäußertes "Das passt schon!" zu vertrauen sondernempfehlen regelmäßige Kontrollen sowie die Einführung eines professionellen Lizenzmanagements.
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Ihr Thomas Ströbele
